وبلاگ

اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی وغیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه وبالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم متمایزمی سازد، ارتباطات است.اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و

 

کتبی است.(ریموند[3]،1998).

 

اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارآیی، کارآیی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواندبه مدیرسودبرساند.(بهشتیان،1378).

 

نرم افزارهای اتوماسیون اداری با نگرش بر مدیریت گردش کار، به گونه ای طراحی گردیده اندتا کلیه کارهای مکاتباتی در جریان یک سازمان را منجر و به تولید و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتی در سطحی فراتر از یک سازمان خواهدشد، را مدیریت نماید.

 

درباره سودمندی اتوماسیون شرکت ها و ادارات بحث های بسیار مطرح شده است، امابیشترکارشناسان برای اثبات آن به ابعاداقتصادی و مدیریتی آن پرداخته اند، امکان تبادل سریع مکاتبات، جلوگیری از ثبت چندباره، جلوگیری ازتکثیر بی مورد مکاتیات، امکان طبقه مندی مکاتبات در رده گوناگون و جستجوسریع آنها، امکان بررسی عملکردکارکنان و بخش های گوناگون سازمان، حذف کاغذ در جریان مکاتبات و امکان سازماندهی درست دستگاه هابا توجه به اطلاعات دقیق جریان مکاتبات و فعالیت ها دلایلی هستند که از همین دیدگاه سرچشمه می گیرند. این پژوهش رابطه اتوماسیون اداری با بهبود عملکرد کارکنان در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره)استان ایلام را موردبررسی قرار می دهد.

مزایای استفاده ازاتوماسیون اداری مهمترین شرط کاربردو استفاده از آن در اکثر سازمان ها می باشد.که این امر منجر به گسترش مجاری ارتباطات باسرعت بیشتراست. در این پژوهش مشخص می شود که آیامیان استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) استان ایلام با بهبود عملکرد کارکنان رابطه وجود دارد؟

 

3-1 مدل تحلیلی تحقیق :

 

با توجه به وجود معیارهای متفاوت برای انتخاب به عنوان ارکان اساسی اتوماسیون، محقق بر آن شد که با کارشناسان فن آوری سازمان مورد پژوهش ارکان کلیدی این سیستم را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد. که پس از بحث های فراوان و با نظر اساتید محترم (اینترنت، اینترانت و تلفن داخلی)به عنوان ارکان اساسی این سیستم برای انجام پژوهش انتخاب گردیدند.

 

نمودار(1-1)مدل تحلیلی تحقیق

 

 

 

 

 

بهبود عملکرد کارکنان

 

 

 

 

 

اینترانت

 

 

 

 

 

اینترنت

 

 

 

 

 

تلفن های داخلی

 

 4-1اهمیت و ضرورت تحقیق

 

 

 

آینده جایی نیست که به آن جا برویم بلکه جایی است که آن را به وجودمی آوریم. آن هم با راه هایی که به آینده می سازیم. مزیت ملی در کشورهایی پدید می آید که مدیران تنها درصددافزایش کارآیی نباشندبلکه حرکت های سازمانی شان در راستای استراتژی کلی باشد.

 

((اگر مدیران گمان می کنندکه می تواننددر ده سال آینده شرکت خودراطوری اداره کنندکه در ده سال گذشته کرده اند، سخت در اشتباهند، برای توفیق در آینده باید وضع موجود را به هم بریزند))(بنیس[4]،1381،ص1).

 

متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشدسریعی برخورداراست. که دیگر فرآیندهای کندوزمان بر اداری برروال پیشین پذیرفتنی نیست.

 

براین اساس ضرورت داردتا ابزاری فراهم شودکه با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت و کاهش هزینه ها به انجام فرآیندهای اداری پرداخت. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریانات کار سرعت می بخشدو از سوی دیگربا جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان وطبقه بندی آنها، بسترمناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد.

 

مفهوم اطلاعات در سراسر تاریخ سازمان حیاتی بوده است. تاریخ پراست از مواردی که وجود اطلاعات دقیق و به موقع مجموعه ای از اتفاقات در محیط نامطمئن را به طور شگفت آوری تغییرداده است.(دیبرل و میلر[5]،2002،ص620).

 

به طور کلی استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان باعث افزایش دقت، صحت، سرعت شده و همچنین توزیع به هنگام اطلاعات را فراهم می سازد.

 

5-1علت انتخاب موضوع

 

ترسیم چشم انداز در حقیقت آینده دور یک کشور و بیانگر ارزشها، آرمان ها وتفکرات سیاستگذاران کشور می باشد. تصمیمات استراتژیک و ملی مبتنی بر ایجاددولت الکترونیک، چشم اندازایران 14700وبه تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز وتبیین اهداف و سیاست های کلی واجرایی در برنامه های چهارم توسعه وتبیین چالش ها و راهکارهای دستیابی به اهداف، الزامات دهکده جهانی  در امر ارتباطات، استانداردسازی عملیات و بهبود عملکردکارکنان و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقه مندی ایران به ورود در جرگه کشورهای عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا، حضور چشمگیر ایران در سازمان ها و مجامع بین المللی و تاکید بندچهارم سند فرابخشی بر گسترش آگاهی عمومی و توسعه فنآوری و تحقیقات مقدماتی را پیش آوری سیستم سازمانی می نهندکه روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنهاست.(خاکی، 1997).

 

در طول نیم قرن گذشته سازمان های مدرن سرمایه گذاری روی فن آوری اطلاعات را افزایش داده اند زیراعقیده دارندکه فن آوری اطلاعات تاثیر مثبتی روی عملکردسازمانی دارد.(میوآتا و دیگران،2003 ،ص1).

 

در سال 1997ایالات متحده آمریکا به تنهایی بیش از پانصدبیلیون دلاردر سخت افزار، نرم افزار، شبکه ها و خدمات فناوری اطلاعات سرمایه گذاری کردو در سرتاسر جهان این سرمایه گذاری به عددیک تریلیون دلار رسید.(مرلین و الیکانگاس،[6]1998،ص28).

این در حالی است فناآوری اطلاعات اغلب به عنوان یک نیروی محرک در جهت تمایز طرح های استراتژیک و سازمانی عصر پسافوردیست[7] مدنظر قرار گرفته است.(ماسیون1999[8]،ص360).

 

در نهایت باید متذکر شد که امروزه کاربرد فناآوری اطلاعات یک ویژگی مشترک بافت های سازمانی است. در حال حاضرفناوری اطلاعات خود را به عنوان یک عامل حیاتی در موفقیت تعداد بیشماری از سازمانها نشان می دهد.(مک کلا وین،[9]2005،ص8).

 

بنابراین انجام تحقیقات و پژوهش های مختلف درزمینه تحلیل رابطه کاربرد اتوماسیون اداری با سازمان ها به منظور کاستن از پیامدهای نامطلوب احتمالی در رابطه با استفاده کورکورانه سازمانها از این تکنولوژی نوین لازم و ضروری به نظرمی رسد، که پژوهش حاضر نیز در راستای جامه عمل پوشیدن به چنین ضرورتی صورت می گیرد.

 

 6-1اهداف تحقیق

 

1-6-1هدف اصلی

 

هدف اصلی از انجام این تحقیق ارائه پیشنهادات وراهکارهایی علمی و کاربردی در جهت بهبود عملکردکارکنان سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) استان ایلام از طریق به کارگیری اتوماسیون اداری می باشد.که آگاهی از این موضوع می تواند دانش مدیران و کارکنان را به رابطه اتوماسیون اداری با بهبودعملکرد کارکنان را افزایش دهد. به طور کلی نگرش سیستمی به این موضوع زمینه ای را فراهم می سازد که بتوان اتوماسیون اداری وابعاد بهبودعملکرد کارکنان و تعاملات آن دو را بررسی کرد.درضمن هدف های فرعی ذیل را می توان برای آن د برشمرد.

 

  -6-1 اهداف فرعی

 

1-بررسی وجودرابطه استفاده ازاتوماسیون اداری،در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) استان ایلام با بهبود عملکرد کارکنان.

 

2- استفاده از اتوماسیون اداری تا چه اندازه پیش بینی کننده میزان بهبود عملکردکارکنان کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام می باشد.

 

3- تعیین میزان دستیابی سازمان به اهدافی مانند افزایش کیفیت ارائه خدمات ،سرعت و دقت در ارائه خدمات از طریق اتوماسیون اداری.